Bạn đang ở vị trí nào? (phân tích tình hình)

Một bản kế hoạch PR phải đưa ra những câu hỏi cơ bản như “Tại sao tổ chức này tồn tại?”, “Tổ chức đang cố gắng đạt được điều gì?”, “Những mục tiêu chính của tổ chức là gì?”. Những câu hỏi này sẽ cho bạn nền tảng để xây dựng bản kế hoạch.

Sau đó, bạn cần tự hỏi công chúng đã biết đến công việc của bạn như thế nào, và ý kiến của họ ra sao. Để có một cái nhìn khách quan, có thể bạn cần làm một vài nghiên cứu – một bảng câu hỏi ngắn gọn hay điện thoại đến một số người nào đó. Việc này sẽ giúp bạn định vị tổ chức của bạn trong tâm trí mọi người.

Bạn muốn tổ chức tiến đến đâu? (Mục tiêu)

Bạn mong muốn tổ chức của bạn ở vị trí nào trong khoảng thời gian – ví dụ 1 năm, 3 năm hay cuối một chiến dịch? Bạn có muốn nhiều người hơn nữa biết đến tổ chức của bạn hay không, nếu có, thì tại sao? Bạn có khả năng tổ chức và đáp ứng một số lượng người sử dụng, khách hang hay khách tham quan lớn hay không?

Bạn muốn tiếp cận với ai? (Nhóm đối tượng giao tiếp của bạn)

Nhóm cộng đồng nào bạn đang cố gắng tiếp cận? Giới lãnh đạo địa phương hay biên tập viên báo chí, phụ huynh của trẻ em dưới 5 tuổi hay những người quan tâm đến người lớn tuổi? Nếu đối tượng của bạn là “công chúng nói chung” hay “mọi người” thì quá mơ hồ. Bạn càng giới hạn nhóm đối tượng, thì chiến dịng càng có hiệu quả hơn. Việc xác định nhóm công chúng không có nghĩa là loại trừ những người mà là hiểu biết về một nhóm người xác định tốt hơn những nhóm khác.

Tìm hiểu xem nhóm công chúng của bạn thu nhận thông tin bằng cách nào. Họ đọc những loại báo nào? Họ có nghe đài phát thanh địa phương không? Họ có tham gia các đoàn nhóm không? Họ có nghĩ là đọc báo của địa phương là mất thời gian? Tìm hiểu những điều này sẽ giúp bạn thực hiện chiến dịch của mình đúng hướng.

Rút ngắn những gì bạn muốn trình bày, càng ngắn gọn càng tốt. Những thong điệp chính thường rất đơn giản và ít khi có những câu nói liên quan đến chính sách. Bạn nên tự hỏi “Tại sao nhóm công chúng này đến với chúng ta?” Nếu câu trả lời là “Vì chúng ta tốt” thì chưa đủ. Tại sao chúng ta tốt? “Chúng ta đáng tin cậy” hay “Chúng ta hiểu rõ những gì mình đang nói” là những thong điệp chính.

Bạn không cần phải luôn nói những thông điệp chính ra bằng lời – nó có thể thể hiện trong phần thiết kế các tài liệu in ấn.

Bạn sẽ sử dụng những phương pháp nào?

Bạn truyền tải thông điệp của mình đến nhóm công chúng bằng cách nào là tốt nhất? Việc này dựa trên những hiểu biết của bạn về họ. Không nên giới hạn trong mối quan hệ với giới truyền thông. Nếu truyền khẩu là tốt nhất thì bạn hảy sử dụng cách này: hội thảo, hay tham quan cơ sở vật chất cũng là một phần của kế hoạch PR. Hay tổ chức triển lãm, trưng bày hoặc thư tính trực tiếp? Các phương pháp bạn lựa chọn phụ thuộc vào sự hiểu biết của bạn về nhóm công chúng.

Chiến lược và lịch trình làm việc

Bạn mong muốn công chúng biết đến ngay lập tức hay từ từ? Hảy đề ra mục tiêu và thời gian biểu – tạp chí có thể cần bài viết 3 tháng trước khi in. Nếu chiến lược của bạn là truyền khẩu tin tức thông qua các buổi hội thảo thì bạn hãy đề mục tiêu tham dự x buổi họp trong 6 tháng tới. Mỗi phương cách đều có những giới hạn riêng về thời gian.

Ngân sách

Chiến dịch này sẽ hao tổn bao nhiêu ngân sách? Bạn có nguồn ngân sách tương ứng với số chi phí cho chiến dịch là điều lý tưởng nhất. Nếu không, bạn cần thu hẹp mục tiêu và hoạt động theo nguồn ngân sách cho phép, chọn những phương pháp phù hợp và hiệu quả mặc dù có thể chúng chưa là tốt nhất.

Đánh giá

Hãy lên thời gian biểu cho việc đánh giá theo định kỳ – ngay cả khi làm việc này chỉ đơn thuần là cắt giữ những bài báo hay ghi nhận số câu hỏi bạn nhận được. Việc làm này thường xuyên sẽ giúp bạn nhận xét tiến trình và kết quả công việc. Nó cũng giúp bạn thay đổi kế hoạch sớm, ngay khi thấy kết quả không theo kế hoạch.

Và hãy nhớ rằng chiến lược tốt nhất phải linh hoạt và thay đổi theo thời gian.