Ngộ nhận 4: E2.0 mang đến giá trị chủ yếu bằng cách giúp những đồng nghiệp thân thiết làm việc hiệu quả hơn

Chẳng hạn một khảo sát gần đây của Prescient Digital Media phát hiện ra rằng ứng dụng phổ biến nhất của E2.0 là nhằm tăng cường sự hợp tác của nhân viên (77%) và quản lý tri thức (71%). Nếu đây là mục tiêu thì kịch bản điển hình của quá trình áp dụng như sau: tổ chức sẽ thiết lập các môi trường nhóm xác định cho tất cả đơn vị như phòng thí nghiệm, nhóm làm việc, đơn vị kinh doanh, nhóm phụ trách khách hàng, v.v... Và hầu như đây hoàn toàn là những môi trường đóng, tức các thành viên trong nhóm chỉ chia sẻ với nhau, không ai ngoài nhóm đã được định trước ấy có thể xem và điều chỉnh nội dung.

Tuy nhiên, phương pháp này có nhiều hạn chế. Thử phân tích các nhóm quan hệ của một công nhân tri thức điển hình. Cô có một nhóm cộng tác với mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết. Ngoài ra, cô cũng có một nhóm khác rất đông nhưng sự gắn bó giữa cô với họ rất yếu: họ là những đồng nghiệp mà cô chỉ gặp định kỳ, là những đồng nghiệp mà cô chỉ biết thông qua đồng nghiệp khác, là những gương mặt quen thuộc trong giới mà cô ít khi có dịp cộng tác.

Bên cạnh đó, cô còn có một nhóm nhân viên với số lượng đông đảo hơn và họ là một nguồn lực quý báu nếu như cô biết về họ. Họ có thể giúp cô tránh mắc phải sai lầm ngớ ngẩn trong dự án sắp tới, trả lời những câu hỏi hóc búa, giới thiệu cô một nhà cung cấp hay chuyên gia tư vấn uy tín, chia sẻ giải pháp của họ cho những vấn đề cô đang gặp, v.v... Sau cùng, liệu có những người không thể trở thành đồng nghiệp của người công nhân tri thức này dù cô có quen biết họ.

Hình dung một hình tròn đồng tâm có 4 vòng tròn nhỏ, nó có thể tượng trưng cho 4 loại quan hệ nói trên. Khi một sáng kiến E2.0 chỉ gói gọn trong những môi trường chỉnh sửa đóng, nó phớt lờ những lợi ích mà ba vòng tròn bên ngoài có thể mang lại. Việc hình thành mạng lưới thường chỉ xảy ra ở vòng tròn thứ 2. Quá trình thực thi và tìm kiếm truyền thông sẽ biến những mối quan hệ ở dạng tiềm năng thành hiện thực, vì thế, nó mở rộng đến các đối tượng ở vòng tròn thứ 3. Trong khi đó, trí tuệ tổng hợp hoạt động xuyên suốt cả 4 vòng tròn; thậm chí những người xa lạ cũng có thể kinh doanh cùng nhau trong các thị trường thông tin ảo cùng với các dự báo chính xác về doanh thu, lợi nhuận.

Nói tóm lại, lợi ích của công nghệ E2.0 thể hiện xuyên suốt trong cả 4 vòng tròn. Sẽ là một sai lầm nếu các công ty chỉ chú trọng vào việc phân nhóm cho những nhân viên thân thiết với nhau trong công ty; thực tế là Doanh nghiệp 2.0 là một giải pháp quý báu phù hợp với mọi cấp độ quan hệ con người.

Ngộ nhận 5: E2.0 nên được đánh giá bằng thông tin mà nó tạo ra được

Người ta thường tin rằng có thể đánh giá giá trị của E2.0 bằng cách phân tích lượng thông tin mà nó tạo ra. Những nguồn tài nguyên Web 2.0 phổ biến là minh chứng mạnh mẽ cho nhận định này: Wikipedia là một kho tri thức khổng lồ, Flickr là một kho ảnh và del.icio.us là một bộ sưu tập đồ sộ những đánh dấu (bookmark) trên web. Chúng mang đến giá trị cho người dùng chủ yếu nhờ vào chất lượng và tính toàn diện của nội dung. Có vẻ như rất hợp lý khi đánh giá nền tảng phần mềm cộng tác của một tổ chức bằng chất lượng và tính toàn diện của nội dung.

Tuy nhiên, như thế vẫn chưa đủ. Thứ nhất, ESSP thường chú trọng đến những công việc đang tiến triển hơn các lợi ích được tô vẽ. Các trang thông tin của Wiki và bài viết trên blog trông có vẻ thô ráp bởi chúng cần phải là những bản nháp. Người ta cố tình làm vậy nhằm khẳng định đó là các ý tưởng thô sơ, chưa qua chắt lọc. Nên khuyến khích mọi người biểu lộ những khái niệm thô, để trình bày những gì họ định thực hiện, những gì họ quan tâm và những gì họ biết. Hai là, nội dung hướng đến con người. Những thông tin chưa hoàn hảo hay còn thiết sót vẫn có giá trị khi tổ chức xác định được ai là người đăng nó. Mối liên kết xã hội mới chính là lợi ích thực sự của E2.0.

Năm 2008, Don Burke, một trong những người quảng bá cho trang Intellipedia wiki của cộng đồng tình báo Mỹ đã thay mặt tôi đăng một số câu hỏi trên trang blog cá nhân của anh. Câu đầu tiên là "Như thế nào nếu các công cụ Doanh nghiệp 2.0 cho phép bạn thực hiện những điều trước nay bạn chưa làm được? Nói cách khác, liệu những công cụ này sẽ giúp bạn cải thiện khả năng làm việc, hoặc, chúng sẽ thay đổi một cách cơ bản công việc của bạn và cách bạn thực hiện chúng?" Hầu hết những ý kiến phản hồi đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc liệu nền móng của E2.0 có khả năng chuyển biến các mối quan hệ tiềm năng thành hiện thực không. Sau đây là một vài nhận xét đáng tham khảo:

- từ một chuyên gia phân tích của DIA - Cơ quan tình bào Bộ quốc phòng: "Những công cụ này cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp với người khác mà nếu không có chúng tôi sẽ không bao giờ có được kỹ năng này... Những người trước nay vô hình giờ đây đã có tiếng nói riêng của họ".

- từ một chuyên gia phân tích của NSA - Cơ quan an ninh quốc gia: "Trước đây, việc liên lạc với các cơ quan khác được thực hiện một cách thận trọng và chỉ thông qua các kênh chính thống. Sau khi Intelllipedia đi vào hoạt động được hai năm, điều đó đã thay đổi. Sử dụng nó đã trở thành một phần công việc của tôi, và tôi đã tạo dựng được quan hệ với nhiều chuyên gia phân tích khác ngoài cộng đồng tình báo của mình. Tôi không phải là người biết mọi thứ nhưng tôi biết ai là người cần hỏi khi tôi cần tìm hiểu một vấn đề gì."

- từ một kỹ sư của NSA - Cơ quan an ninh quốc gia: "Giờ thì có một nơi ngoài các dữ liệu mà có khả năng mang đến câu trả lời cho tôi. Nhờ sử dụng dữ liệu và đường dẫn đến những người liên quan đến dữ liệu đó, tôi có thể tìm được người có thể giúp mình hiểu được vấn đề tôi quan tâm... Và chính thái độ thân thiện của họ khiến tôi muốn giúp họ (và cả nhiều người khác) như một cử chỉ đền đáp".

- từ một chuyên gia phân tích của CIA - Cục tình báo trung ương Mỹ: "Khía cạnh đầu tiên mà tôi nhớ đến là tính tiện dụng trong việc chia sẻ ý tưởng và cộng tác với nhiều chuyên gia tình báo trên khắp thế giới... Tôi cũng chủ động tham gia vào nhiều dự án mà sẽ không thể thực hiện được nếu không có những công cụ này".

Có thể những ý kiến trên không đại diện cho toàn cộng động tình báo nhưng chúng minh họa rõ ràng cho luận điểm: Doanh nghiệp 2.0 giúp mọi người tìm được đồng nghiệp mới nhờ chuyển biến các mối quan hệ ở dạng tiềm năng thành hiện thực. Những mối liên kết mới này bắt nguồn từ nội dung được đăng trên các nền tảng công nghệ. E2.0 không chỉ tạo ra thông tin mà nó còn giúp kết nối mọi người.

-----

Trong hồi ký của mình, Nelson Mandela có viết về một bài học lãnh đạo mà ông học được từ một vị tù trưởng ở Nam Phi: "Nhà lãnh đạo... giống như một người chăn cừu. Ông ấy đi sau đàn cừu, để con cừu nào nhanh nhẹn nhất dẫn đầu và những con khác theo sau trong khi chúng không hề nhận ra cả đàn đang được điều khiển từ phía sau".

Cũng tương tự, E2.0 mở ra nhiều khu vực mà mọi người cảm thấy quen thuộc, cho phép một vài người đóng vai trò dẫn đường để những người khác theo sau, tất cả vì lợi ích tốt đẹp nhất của công ty. Trong kinh doanh, những nhà lãnh đạo tinh tế sẽ sử dụng các công nghệ này để lãnh đạo từ phía sau; còn phần còn lại sẽ bị bỏ lại phía sau bởi những nỗi sự phát sinh từ năm ngộ nhận nói trên.